Datensicherheit für Kanzleien und Beratungen.
Beratungsunternehmen und Kanzleien verwalten sensible Daten ihrer Mandanten. Diese Verantwortung verlangt nach robusten IT-Systemen, die interne Prozesse beschleunigen. Wir schaffen IT-Strukturen, in denen Dokumentenverwaltung und Mandantenbetreuung nahtlos ineinandergreifen.
Kennen Sie diese Situationen?
Dokumentenverwaltung dezentralisiert
Mandantenakten liegen in Ordnern, auf Servern und in E-Mail-Postfächern.
Cyberangriffe als reales Risiko
Ein Cyberangriff verprellt Mandanten und bringt das Geschäft in Gefahr.
Mobiles Arbeiten zu unsicher
Sichere Remote-Lösungen sind nicht vorhanden oder sehr umständlich.
Prozesse laufen parallel
Daten werden mehrfach eingegeben, schnell können Fehler entstehen.
5 Bausteine, die Ihren Betrieb nach vorne bringen
Das Ergebnis: Mehr Sicherheit, weniger Stress.
- Stabile und sichere Infrastruktur
- Weniger Ausfälle und klare Abläufe
- Transparente Prozesse mit den passenden Systemen
- Individuelle Erweiterungen für besondere Anforderungen
- Ein regionales Team, das erreichbar ist und Verantwortung übernimmt
Sie gewinnen Zuverlässigkeit, Übersicht und Ruhe im Tagesgeschäft.
Sprechen wir über Ihre IT und Ihre Prozesse.
Fragen, die uns oft gestellt werden
Was bedeutet Digitalisierung in Recht und Beratung konkret?
Digitalisierung bedeutet hier primär die Einführung einer zentralen, digitalen Mandantenakte. Physische Ordner weichen einem Dokumentenmanagementsystem (DMS), in welchem E-Mails, Schriftsätze und Fristen medienbruchfrei verknüpft sind. Ziel ist die ständige Verfügbarkeit aller mandatsbezogenen Informationen sowie die Automatisierung von Routineprozessen wie der Fristenkontrolle oder der Honorarabrechnung.
Welche Vorteile entstehen für Kanzleien und Beratungsunternehmen durch die Digitalisierung?
Der größte Vorteil ist die sofortige Auskunftsfähigkeit: Jeder berechtigte Mitarbeiter findet Dokumente in Sekunden statt in Archiven. Zudem erhöht sich die Datensicherheit durch verschlüsselte Backups und revisionssichere Archivierung massiv gegenüber Papierakten. Kanzleien profitieren von effizienteren Workflows, sinkenden Verwaltungskosten und der Möglichkeit, ortsunabhängig und sicher auf Daten zuzugreifen.
Wie startet man sinnvoll mit der Digitalisierung in einer Kanzlei?
Der Start gelingt am besten mit einer Bestandsaufnahme der bestehenden IT-Infrastruktur und interner Prozesse. Ein bewährter erster Schritt ist oft die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (z. B. docuVita) als digitale Basis. Statt alle Bereiche gleichzeitig umzustellen, empfiehlt sich eine schrittweise Implementierung – beginnend bei der Posteingangsbearbeitung oder der digitalen Aktenführung.
Was sind typische Stolpersteine bei der Digitalisierung in Kanzleien?
Ein häufiger Fehler ist die Nutzung isolierter Softwarelösungen ohne funktionierende Schnittstellen (Insellösungen), was zu doppelter Datenpflege führt. Auch wird oft der Faktor Mensch unterschätzt: Ohne frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter sinkt die Akzeptanz für neue Software. Zudem führen mangelnde IT-Sicherheitskonzepte schnell zu Konflikten mit der DSGVO oder dem Berufsrecht.